Tipps für PR-Einsteiger:innen

Effizientes Arbeiten in Agenturen – wie man lernt, Prioritäten zu setzen

Prioritäten zu setzen, ist eine Aufgabe, die uns alle durch das gesamte Berufsleben begleitet. Richtig zu priorisieren ist der Schlüssel, um effizient und zielorientiert zu arbeiten. Gerade am Anfang der Karriere ist es schwierig, einzuschätzen, welche Aufgaben wichtiger sind als andere. PR-Consultant Sarah Krasser und Junior Consultant Irene Maurer geben in diesem Blog Tipps, worauf es beim Priorisieren ankommt.

Prio 1: Nicht den Kopf verlieren

Egal, ob man am Anfang der Karriere steht oder bereits jahrelange Erfahrung gesammelt hat: Das Priorisieren von Arbeitsaufträgen begleitet uns alle vom ersten Arbeitstag an. Gerade am Anfang passiert es schnell, dass man viele verschiedene Aufgaben zugeteilt bekommt, die man bis dato entweder noch nie oder nur wenige Male zu erledigen hatte. Dabei fällt es dann besonders schwer, einzuschätzen, welche Arbeitsaufträge zuerst erledigt werden müssen. Um die einzelnen Aufgaben zu priorisieren, ist es wichtig, sich zunächst mit Vorgesetzten und Teammitgliedern auszutauschen und konkret nachzufragen, was die größte Wichtigkeit hat. Keine Sorge: damit fühlt sich niemand belästigt. Ganz im Gegenteil, damit unterstreicht man das persönliche Engagement und zeigt, dass man mitdenkt. Mit der Zeit entwickelt man ein Verständnis dafür, welche Aufgaben Vorrang haben, und es stellt sich eine Routine ein.

Hilfreiche Methoden

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, effektiv zu priorisieren. Ein gutes Tool ist die sogenannte Eisenhower-Matrix, die ermöglicht, Arbeitsaufträge nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien aufzuteilen. Eine weitere Methode ist die einfache, aber effektive ABC-Analyse, bei der Aufgaben nach ihrer Bedeutung für eine übergeordnete Gesamtaufgabe bewertet werden. Arbeitsaufträge werden in A, B und C-Prioritäten unterteilt, wobei A die höchste und C die niedrigste Stufe ist. Ein weiteres Beispiel ist die ALPEN-Methode, bei der die Aufgaben nach den Kriterien Aufgabenlänge, Person, Nutzen, Dringlichkeit und Reihenfolge bewertet werden. Diese Methode bietet eine strukturierte Herangehensweise und hilft dabei, den Fokus auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu legen.

Fragen hilft

Bevor man sich für die eine oder andere Methode oder auch einen Mix aus verschiedenen Methoden entscheidet, ist es essenziell, die eigene Arbeitsweise zu analysieren und auf den Prüfstand zu stellen. Je nach individuellem Arbeitsstil können verschiedene Herangehensweisen geeigneter sein und somit auch an die eigenen Bedürfnisse im Arbeitsalltag angepasst werden. Man sollte sich stets vor Augen halten, dass effektives Priorisieren essenziell ist, um möglichst effizient im Team zu arbeiten. Als gute Team-Worker empfehlen wir Euch, bei Annahme eines Arbeitsauftrages zumindest am Anfang immer zu fragen: Welche Prio hat das?

Foto (C) Unsplash / Brett Jordan

Autorinnen: 

Sarah Krasser, MA – PR Consultant

Irene Maurer, BA – Junior PR Consultant

comm:unications  – Consulting & Services wurde 1996 gegründet und zählt zu den Top 10 PR-Agenturen Österreichs. Branchenschwerpunkte sind Consumer Brands, Kultur & Tourismus, Gesundheit, inter-/nationale Organisationen und Industrie. Die Expertise reicht von strategischer PR-Beratung, Medienarbeit, PR-Kampagnen und Social Media bis zur Krisenkommunikation. Die eigentümergeführte Agentur mit Sitz in Wien ist Partner im fünftgrößten globalen PR-Netzwerk der Welt, PROI Worldwide. Agenturgründerin Sabine Pöhacker, MSc. ist anerkannte Kommunikationsberaterin, Lehrbeauftragte an der Universität Wien sowie zertifizierte systemische Business Coach.

PROI weltweit die weltweit größte Partnerschaft von integrierten unabhängigen Kommunikationsagenturen, wurde 1970 in Europa gegründet. Die 80 PROI-Partner-Agenturen sind mit Büros in mehr als 165 Städten in über 50 Ländern in fünf Kontinenten vertreten. PROI Worldwide rangiert auf Platz 5 der globalen Marken der Kommunikationsbranche und erzielte 2018 ein Nettohonorarumsatz von mehr als 900 Mio Euro. Rund 6.500 Mitarbeiter betreuen 8.200 Kunden weltweit.